Mandate aufnehmen.
Vollmachten strukturiert vorbereiten.
Minuten
statt Stunden vom Erstkontakt zur fertigen Vollmacht
Null
Doppeleingaben strukturierte Daten direkt in Advocat
Alle
Vollmachtstypen, Prozess, Vertretung, Zustellung, Gründung, Datenschutz
Produkt
Eine angepasste Workforce für den Mandatsbeginn.
Stenzel Rechtsanwälte nutzt einen angepassten Ablauf vom Mandantenformular bis zur Übergabe ins Kanzleisystem. Die Kanzlei pflegt ihre Vorlagen und führt den laufenden Einsatz selbst. Im CoBuild wurden Formulare, Vorlagen und Übergaben abgestimmt. Die Kanzlei setzt den Ablauf anschließend für die vorgesehenen Mandatsanfragen ein.
Im Einsatz
- Vollmachtstool (10 Vollmachtstypen)
- Strukturierte Mandantendaten
- Anwalts-Freigabe vor Übergabe
- Direkt-Import in Advocat
- Berufshaftpflicht beim Anwalt
Lieferart & Eckdaten
- CoBuild · selbst gepflegt
- Advocat-Anbindung
- Solo- bis kleine Kanzlei
Hintergrund
Wer ist Wolfgang Stenzel?
Wolfgang Stenzel, LL.M., ist Rechtsanwalt in Graz mit Kanzlei am Tummelplatz im Herzen der Stadt. Er studierte an der Wirtschaftsuniversität Wien und legte die Rechtsanwaltsprüfung am OLG Wien 2020 mit Auszeichnung ab. Seine Berufserfahrung sammelte er in renommierten Kanzleien in Wien und Graz, bevor er seine eigene Kanzlei gründete.
Die Schwerpunkte der Kanzlei sind ungewöhnlich breit und bewusst digital gedacht: Startup- und Gründungsrecht, Datenschutz und IT-Recht, Vertragsrecht und AGB, Krypto- und Social-Media-Recht sowie Familien- und Erbrecht. Was alle Bereiche verbindet: Stenzel berät Mandanten, die in einer digitalen Welt agieren, und erwartet von seiner eigenen Kanzleiinfrastruktur dasselbe Tempo und dieselbe Präzision.
Das Problem
Was vorher schwierig war.
Jedes Mandat beginnt mit einer Vollmacht. Das klingt einfach, ist es aber nicht: Je nach Rechtsgebiet und Fallkonstellation braucht es unterschiedliche Vollmachtstypen: Prozessvollmacht, allgemeine Vertretungsvollmacht, Zustellvollmacht, spezifische Vollmachten für Gründungsverfahren oder Datenschutz-Vertretungen. Bisher bedeutete das: das richtige Template suchen, manuell befüllen, an den Mandanten schicken, auf die Unterschrift warten, und dann alles nochmal in Advocat eintippen.
Dazu kam das Informationsproblem: Bevor eine Vollmacht überhaupt erstellt werden kann, braucht die Kanzlei strukturierte Mandanteninformationen. Name, Adresse, Geburtsdatum, aber auch fallspezifische Angaben wie Gesellschaftsform, Gegnerbezeichnung oder Verfahrensgegenstand. Diese Informationen kamen per E-Mail, per Telefon, manchmal auf handgeschriebenen Zetteln. Rückfragen waren die Regel, nicht die Ausnahme.
Und am Ende stand die Doppelarbeit: Alles, was manuell zusammengetragen und in die Vollmacht eingetragen wurde, musste ein zweites Mal in Advocat erfasst werden: Mandantenstammdaten, Falldaten, Dokumentenzuordnung. Für eine Einzelkanzlei mit breitem Rechtsgebietsspektrum ist das nicht nur Zeitverschwendung, sondern ein Skalierungsproblem: Mehr Mandate bedeuten proportional mehr Verwaltungsaufwand.
Stimme
Das Vollmachtstool hat unseren Mandatsstart komplett verändert. Was früher E-Mail-Pingpong und Papierkram war, ist jetzt ein digitaler Ablauf, von der Erstinformation bis zur Akte in Advocat.
Im Einsatz · CoBuild
Stenzel Rechtsanwalt
Einzelkanzlei · Berufshaftpflicht & Anwaltsgeheimnis
UNOY
Arbeitsumgebung · im CoBuild eingerichtet
Mandanten
Daten rein · Akte in Advocat
Stenzel trägt die anwaltliche Verantwortung mit eigener Berufshaftpflicht. UNOY bereitet jede Mandatsanfrage strukturiert vor. Der Anwalt prüft, zeichnet und versendet.
Anwendung
Angaben, Unterschrift und Akte verbinden.
Die erfassten Informationen werden im vorgesehenen Ablauf weiterverwendet. So entsteht eine Grundlage für die Prüfung und Übernahme des Mandats.
Onboarding
Mandant strukturiert erfasst.
01 · Onboarding
Mandant öffnet das Onboarding-Formular und gibt Stammdaten, Kontaktinformationen und fallspezifische Angaben ein. Das Formular ist dynamisch, je nach gewähltem Rechtsgebiet erscheinen die richtigen Pflichtfelder (Gesellschaftsform bei Gründung, Gegnerbezeichnung bei Vertretung, Verfahrensgegenstand bei Prozess).
Vollmacht
Template-basiert generiert.
02 · Vollmacht
UNOY schlägt den passenden Vollmachtstyp vor, basierend auf Rechtsgebiet und Fallkonstellation. Anwalt bestätigt oder wechselt manuell. Template wird mit variablen Feldern befüllt: Mandantendaten, Gegnerbezeichnung, Verfahrensgegenstand, Befugnisumfang.
Routing-Logik
Standard-Vollmacht (Prozess, Vertretung, Zustellung): Template wird generiert · Grenzfall (Gründungsvollmacht, Datenschutz-Vertretung, atypische Konstellation): Eskalation an den Anwalt mit Begründung · Kein Match: Stopp, manuelle Vollmachts-Aufsetzung erforderlich.
Signatur
Mandant unterschreibt digital.
03 · Signatur
Mandant erhält Link zur digitalen Unterschrift. Vollmacht wird im selben Schritt finalisiert. Relevante Dokumente (Personalausweis, Gesellschaftsvertrag, Beweisanlagen) kann der Mandant gleich hochladen, UNOY ordnet sie regelbasiert der Akte zu.
Advocat-Import
Akte in Advocat angelegt.
04 · Advocat-Import
Nach der Anwalts-Freigabe: Alle strukturierten Daten: Mandantenstamm, Falldaten, Vollmacht, Dokumente, fließen direkt in Advocat. Keine Doppeleingabe, keine manuelle Übertragung. Die Kanzlei kann ab dem Moment der Unterschrift mit der inhaltlichen Arbeit beginnen.
Erfahrungen
Fachliche Vorlagen selbst weiterentwickeln.
Berechtigte Personen können die vorgesehenen Vollmachtstypen und Angaben pflegen. Änderungen werden vor der Verwendung geprüft.
Der eigentliche Gewinn liegt in der Kette. Mandant gibt Daten ein → UNOY generiert Vollmacht → Mandant unterschreibt digital → UNOY legt Akte in Advocat an. Vier Schritte, die vorher vier verschiedene Systeme und mehrere Tage brauchten, sind jetzt ein durchgängiger Workflow.
Ein Tool muss nicht alles können, es muss eines richtig können. Das Vollmachtstool macht keine Vertragsprüfung, keine Fristenüberwachung, keine Mandatsabrechnung. Es macht genau eine Sache: den Weg vom Erstkontakt zur fertigen Vollmacht mit Advocat-Akte. Kein Feature-Bloat, keine Einarbeitungszeit, keine Ablenkung.
Vorlagen selbst pflegen. Stenzel kann Vollmachtstypen im vorgesehenen Rahmen anlegen und ändern. Die anwaltliche Logik bleibt in der Kanzlei.
Häufig gefragt
Was Sie über den Fall wissen sollten.
Wer ist Wolfgang Stenzel?
Wolfgang Stenzel, LL.M., ist Rechtsanwalt in Graz mit Kanzlei am Tummelplatz. Schwerpunkte: Startup- und Gründungsrecht, Datenschutz und IT-Recht, Vertragsrecht und AGB, Krypto- und Social-Media-Recht sowie Familien- und Erbrecht.
Welche Lieferart nutzt Stenzel?
Stenzel nutzt CoBuild: Das Vollmachtstool wurde gemeinsam mit UNOY eingerichtet, von der Mandantenanfrage bis zur Übergabe an Advocat. Den laufenden Einsatz führt die Kanzlei selbst; Vollmachtstypen pflegt sie im vorgesehenen Rahmen.
Wer trägt die anwaltliche Verantwortung?
Stenzel Rechtsanwalt trägt die juristische Verantwortung selbst, mit eigener Berufshaftpflicht und Anwaltsgeheimnis. UNOY bereitet die Daten strukturiert vor, der Anwalt prüft, gibt frei und unterzeichnet. UNOY ersetzt keinen anwaltlichen Schritt.
Wie funktioniert der Advocat-Import?
Nach Anwalts-Freigabe werden alle strukturierten Daten direkt an Advocat übergeben: Mandantenstamm, Falldaten, Vollmacht, Dokumente. Keine Doppeleingabe, keine manuelle Übertragung. Ab dem Moment der Unterschrift kann die Kanzlei mit der inhaltlichen Arbeit beginnen.
Kann Stenzel neue Vollmachtstypen selbst hinzufügen?
Ja. Berechtigte Personen der Kanzlei können Vollmachtstypen anlegen, bestehende Vorlagen ändern und Pflichtfelder anpassen. Änderungen werden vor der Verwendung geprüft. Die anwaltliche Logik bleibt in der Kanzlei.
Was passiert, wenn UNOY ihre Tätigkeit einstellt?
Welche Daten, Ergebnisse und kundenspezifischen Regeln bei Vertragsende bereitgestellt werden, ergibt sich aus dem vereinbarten Leistungsumfang. Die anwaltliche Aufbewahrungspflicht für Akten bleibt bei der Kanzlei.
§ 07 · Tech-Stack
Technischer Deep Dive: Vollmachtsbegründung & Advocat-Import
Mandanten-Onboarding-Formular
Webbasiertes Formular mit Stammdaten, Kontaktinformationen und fallspezifischen Angaben, dynamisch je nach gewähltem Rechtsgebiet
Vollmachtstyp-Auswahl
Prozessvollmacht, allgemeine Vertretungsvollmacht, Zustellvollmacht, Gründungsvollmacht, Datenschutz-Vertretungsvollmacht, regelbasiert vorgeschlagen oder manuell gewählt
Regelbasierte Vollmachtsgenerierung
Template-basierte Erstellung mit variablen Feldern: Mandantendaten, Gegnerbezeichnung, Verfahrensgegenstand, Befugnisumfang
Digitale Unterschrift
Integrierte Unterschriftsfunktion: Mandant erhält Link, unterschreibt digital, Vollmacht wird im Ablauf finalisiert. Welche Signaturart verwendet wird, richtet sich nach der Einrichtung.
Dokumenten-Upload und Zuordnung
Mandant lädt relevante Dokumente hoch, regelbasierte Zuordnung zum Fall und zur Akte
Freigabe-Workflow
Anwalt prüft und gibt frei, bevor Daten in Advocat übertragen werden, Human-in-the-Loop als Qualitätssicherung
Vollmachts-Template-Verwaltung
Stenzel kann Templates selbst anlegen, ändern und neue Vollmachtstypen hinzufügen, ohne UNOY-Unterstützung
Anbindung an Bestandssysteme
Advocat (Akten-Import) · WinCause (Streitwert & Klage-Vorbereitung) · DocuSign (eIDAS-Signatur) · E-Mail-System · Audit-Storage.
Datenresidenz & DSGVO
EU-Rechenzentren in Frankfurt und Wien · Sub-AV auf Anfrage · Mandantendaten verschlüsselt gespeichert.
AI-Governance
Vorgangs-Inventory, Risikobewertung pro Workflow, Freigabe je Vorgang, regelmäßige Überprüfung.
Audit Trail
Nachvollziehbarkeit: Wann wurde welche Information eingegeben, wann unterschrieben, wann in Advocat importiert.
Produktkategorie
CoBuild: passend eingerichtet, selbst eingesetzt.
UNOY unterstützt den vereinbarten Aufbau. Die Kanzlei behält ihre Fachregeln und die Verantwortung für die weitere Mandatsbearbeitung.
Im Falle von Stenzel: ein klar abgegrenzter Ablauf (Vollmachtstool), eingerichtet für die eigene Kanzlei, eingesetzt im laufenden Mandatsbetrieb, angebunden an Advocat.
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