Gemanagtes Hinweisgeber-System

Verwandeln Sie einfach gesetzlichen Verpflichtungen in Ihren Wettbewerbsvorteil und kontrollieren sie Risiko selbst intern!

Ein Hinweisgebersystem ist eine zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter, Geschäftspartner, Kunden und andere Interessengruppen, um Fehlverhalten zu melden. Es hilft Unternehmen, schnell auf Missstände zu reagieren, Reputationsschäden zu vermeiden und interne Prozesse zu verbessern. Das Thema Hinweisgebersysteme ist aufgrund neuer gesetzlicher Anforderungen besonders relevant.

Die EU-Whistleblower-Richtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1937 des europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden) hat zum Ziel, Personen zu schützen, die Verstöße melden.

Unternehmen sollten diese Gelegenheit nutzen, um ihre Whistleblower-Systeme zu überprüfen und zu verbessern. In Österreich wurde die Richtlinie durch das Hinweisgeberschutzgesetz (HschG) umgesetzt (veröffentlicht am 24.2.2023 im BGBl I Nr. 6/2023).

Unternehmen (juristische Personen) ab 50 Arbeitnehmern müssen sich an die Vorschriften des HinweisgeberInnenschutzgesetz halten (Nicht Einzelunternehmer). Für gewerbliche Vermögensberater muss man gegenbenfalls eine gesonderte Berurteilung vornehmen.

Die wichtigste Verpflichtung nach dem HschG ist der Schutz der Identität von Hinweisgebern (Vertraulichkeit).

Betroffene Unternehmen müssen ein internes Meldesystem einrichten, um die Identität von Hinweisgebern zu schützen. Offline- und Online-Lösungen, ein Briefkasten usw. Auch Dritte, wie z.B. Rechtsanwälte, können mit dem Betrieb eines Meldesystems beauftragt werden. Dies hat den Vorteil, dass Schulungen und die Einführung von z.B. Software entfallen.

Wird die Indentität des Hinweisgebers offenbart - Schutz der Vertraulichkeit verletzt -, wird dies mit bis EUR 40.000— Verwaltungsstrafe bestraft. Offenbart gilt der Hinweis, wenn dieser - etwa aufgrund des Fehlens eines internen Hinweissystems oder andere organisatorischer Maßnahmen (Verletzung der Vertraulichkeit) - seinen Hinweis etwa unkontrolliert abgibt. Ein Risiko für Unternehmen, dass es im Griff zu bekommen gilt. Da hilft auch nicht, dass das Fehlen eines Hinweisgebersystems nicht nach dem Hinweisgeberschutzgesetz bestrafte werden kann. Die Strafbestimmungen zwingen also indirekt zur Einführung eines Hinweisgebersystems.

Der einfachste und sicherste Weg is ein gemangtes internes Hinweissystem. In der Regel ist der geringste Aufwand damit verbunden; und das bei geringsten Risiko.

Sollten sie kein internes Hinweisgebersystem einrichten, geben Sie Kontrolle über den Vorfall aus der Hand, da in einem solchen Fall der Hinweisgeber sich an externe Stellen und Behörden wenn könnte.

Bis wann muss ich ein internes Berichterstattungssystem einrichten?

Für Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten, bis zum 25.08.2023.

Für Unternehmen mit weniger Beschäftigten, bis zum 17.12.2023.